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礼来:拥抱未来式办公的全新旅程

发布日期:2021-10-12

多年来,出于工作生活平衡的角度,许多公司都将居家办公当成员工福利的一种形式。但在大部分公司管理者看来,将人聚集在办公空间,通过面对面的互动与交流所产生的成效要高于员工在家办公的状态。

然而,突如其来的疫情中断了办公室的工作。当员工被迫回到家中,通过线上工具或是电子化的方式开展协作时,奇迹出现了,公司依然可以获得高效的产出,保持业绩不断提升。

礼来的HR部门没有忽视这个现象,并由此触发了创新思维——这是否是未来办公的新形态?从以终为始的视角来思考,如果人与人协作的目的是为了促进创新,提升工作效率,是否有一种模式兼具居家办公与公司办公的优势,从而创造出更胜往昔的工作效率呢?

探索“混合办公模式”

中国的疫情高峰过后,礼来的HR部门开始认真地思考“混合办公模式”。放眼全球,似乎没有相关成熟的模式可以借鉴,中国是礼来在全球第一个大胆实践的区域。但是令HR踌躇再三的是,员工究竟怎样看待这件事,结果是不是能够促进业务发展,增进跨部门合作。

“混合办公模式”的第一步是确定一周有几天在家办公。

根据Steelcase发布的最新调查报告《后疫情时代,居家办公经历给予未来办公空间规划的启示及影响》,居家办公并非适用于所有人,更多人心之所向的是能在居家办公和未来办公室之间灵活地选择。对于未来办公形式,59 的中国员工期待每周有1天或者更少的时间居家办公,27的人则期待2-3天,仅有14的人期待长期居家办公。

来源;Steelcase 研究,Steelcase全球报告

来源;Steelcase 研究,Steelcase全球报告

礼来中国的HR在调研中发现,虽然居家办公显示出明显的优势如节省了上下班的时间,工作和生活可以有更多的平衡,还可以激发一些创新思维,但也不可避免存在弊端:首先,员工的健康会受到影响,居家办公期间可能就会一坐不起,家庭使用的桌椅未必都符合人体工学;其次,员工还会因为家庭环境和家庭琐事打断正常的工作节奏而受到影响,进而会降低与团队沟通的及时性,家庭网络的稳定性也会对线上会议产生影响;第三,由于工作时间错开,同事之间见面 的机会少了,会降低员工的归属感;第四,影响服务的及时性,如销售培训、法务盖章以及会计报销等需求都不能及时得到满足。

在综合了行业各顶尖医药公司的情况和员工调研的意见之后,礼来中国决定把混合办公的时间定为“3+2”模式,即3天在办公室,2天在家。

“软硬兼施”的实施策略

2021年1月1日,礼来中国正式推出未来工作的全新旅程“Journey for Future of Work”,成为礼来全球混合办公模式的第一站。礼来中国的混合办公模式的特点是,员工在公司的三天要保证有效的见面讨论、沟通与协作,居家的两天专注于完成个人工作。

这绝不是改变办公地点这么简单的小事,礼来必须抓住这次时机,打破传统束缚,对办公体验和办公空间进行重新规划,让员工拥有一个更胜往昔,面向未来的工作环境。

疫情之后,员工究竟需要一个怎样的办公空间?礼来也开始和全球合作伙伴——著名的办公家具厂商Steelcase共同探讨并获得全新的洞察。

Steelcase就此课题研究覆盖了10个国家,调研了32,000余名员工,从中发现了由全新办公需求催生的四大巨变,即以安全、效率、社群和灵活为前提去开展办公空间设计,同时也催生了人们对办公空间的五大需求:安全感(安全且感到安全)、归属感(包容性、信任感和共同的目标)、效率(专注和合作)、舒适感(身体、认知和情感上的舒适感)和掌控权(对工作地点和工作方式有更多掌控权)。

一个全新的设计原则由此而生。

Steelcase:疫情后全新的设计原则

在此次上海办公室空间改造升级中,礼来中国充分吸收了上述设计原则的精髓,最终和设计师一同将灵活性充分融入办公空间的设计中。

在设计规划中,礼来中国保留了两层楼用于员工办公,并完全采用移动工位,意在促进便捷的跨部门交流。第三个楼层除保留IT、销售培训、会计等后勤服务部门的办公室外,其余空间皆改为协作型的会议室,兼顾了日常服务以及交流互动的需求。

在公共办公区域,公司统一配置了个人的储物柜,工位按部门划分范围,每张桌子配备酒精棉、常用文具和笔记本电脑充电设备。由于工位不再固定,HR推出了Clean Desk政策规定午间用餐和下班后桌面必须清空,以提升信息安全和保持办公空间的清洁整洁。保洁员会在下午巡查,清扫垃圾。

公司正式实施移动工位的政策后也受到员工的广泛支持,员工清空桌面的自觉性大大提高,远胜于固定工位时期。

由于移动工位的模式员工没有固定工位,HR起先担心只保留两层工位不够用,但是好在有“3+2”的铺垫,每天进办公室的人数约为60-70,工位配置能够完美满足需求。如果自己所在部门的区域坐满,还可以选择别的区域。

工位减少后,多出的人体工学升降桌也被公司以极低的价格卖给有需求的员工,以助其打造良好的其居家办公环境,很受员工欢迎。

解决了硬件问题,HR开始着手解决软性约束,礼来中国区人事总监Grace Zhang表示,[YJJ1] “我们整个设施团队要帮助大家改变行为习惯,快速适应这一全新变化。”

如之前所提,居家办公的问题是,人们有时一坐就是一天,这会大大影响健康,公司为此发布了专门的健康项目——“21天运动打卡”,推出一些举措,鼓励午间出门散步,或者适当借助家中的运动器材,在工作间隙让员工离开座椅,适度活动。

经过一段时间的试运行,HR发现会议室的利用率似乎没有以前那么高了。这是个奇怪但有趣的现象,进一步分析发现,原来疫情改变了人们对“效率”的认知。以往一有事就约会议室开会,现在则是拿起电话,或者在Teams上快速讨论问题,不再为了开会而开会,把见面寒暄的时间以及部门与部门之间隐形的繁文缛节都省去了,提高了做事的效率。

尽管这些改变得到了员工的认可,但是团队主管还是顾虑重重,“我怎么知道员工在家干什么?”

  礼来中国区人事总监Grace Zhang

下一期Steelcase将继续对话礼来

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